1. Flera versioner av samma fil
Filen heter "lager_ny", "lager_ny_2" och "lager_FINAL". Ingen vet säkert vilken som gäller, och två personer har uppdaterat olika kopior samma dag. Ett system har en enda, gemensam version av sanningen.
2. Månadsrapporten tar dagar
Siffrorna ska hämtas från webbutiken, ekonomisystemet och bokningslistan, klistras ihop och kontrolleras. När rapporten väl är klar är den redan gammal. En dashboard hämtar datan automatiskt och visar läget nu.
Den tid som i dag går åt till att sammanställa siffror kan i stället läggas på att förstå dem och fatta beslut.
3. Allt hänger på en person
Det finns en person som förstår formlerna, och när den personen är sjuk eller slutar står arbetet still. I ett system finns logiken inbyggd, och fler kan göra jobbet.
4. Fel som upptäcks för sent
En formel som pekar på fel cell, en rad som råkade raderas eller ett saldo som aldrig uppdaterades. I Excel syns sådana fel ofta först när de redan har kostat pengar. Ett system kan kontrollera uppgifterna redan när de matas in.
Det kan till exempel vara att ett datum måste vara giltigt, att ett artikelnummer måste finnas eller att en order inte kan sparas utan kund.
5. Ni vet inte vem som ändrade vad
När flera personer arbetar i samma fil är det svårt att se vem som ändrade ett pris eller tog bort en order. Ett system kan ha roller och behörigheter och spara en historik över ändringar.
Vad en dashboard ger
En dashboard samlar det som faktiskt styr verksamheten på ett ställe:
Tänk på att färre siffror ofta är bättre. Välj de nyckeltal som ni faktiskt agerar på, och låt resten finnas i rapporter som går att ta fram vid behov.
- Försäljning per dag, vecka och produkt.
- Beläggning, bokningar och avbokningar.
- Lagersaldon och inköpsbehov.
- Export till Excel och PDF när styrelsen eller revisorn vill ha underlag.
Ett system behöver inte vara stort
Att lämna Excel betyder inte att man måste köpa ett stort affärssystem. Ofta räcker det att flytta det flöde som skaver mest, till exempel inköp och lager, till ett enkelt system och låta Excel vara kvar där det fungerar.
Jag har byggt ett ekonomi- och ERP-system med dubbel bokföring, inköpsorder, lagerhantering och en ekonomidashboard, samt dashboards för inköp och leverantörer i en leverantörsportal. Jag har också en kvalifikation i redovisning (ACCA Certified Accounting Technician), så jag förstår siffrorna bakom systemen.
Känner du igen några av tecknen? Boka ett kostnadsfritt möte på 15 minuter. Läs mer om dashboards och rapportering och affärssystem och ekonomi.
Tjänster
Vanliga frågor
Måste vi sluta använda Excel helt?
Nej. Excel fungerar bra för många uppgifter. Målet är att flytta det som skapar mest fel och dubbelarbete, inte att ta bort Excel.
Kan vi få ut data till Excel från ett nytt system?
Ja. Export till Excel och PDF är en vanlig del av rapporteringen.
Var börjar man?
Med det flöde som tar mest tid eller orsakar flest fel. Ett kort möte räcker ofta för att hitta rätt startpunkt.